Terug naar Casestudy's

Casestudy: Kester & Partners Accountancy

Kester & Partners Accountancy had problemen met e-mailarchivering en was op zoek naar een robuuste oplossing voor opslag die aan de regels voldeed. Enter Exclaimer Mail Archiver.

Kester & Partners Accountancy

Klant

Land Nederland
Branche Financiële dienstverlening
Opgericht 1987

Uitdaging

Voor het archiveren van e-mails gebruikten medewerkers PST-bestanden. Deze bestanden raken snel corrupt, hetgeen vanuit juridisch oogpunt problemen veroorzaakte. De bestanden konden niet op de Exchange-server van het bedrijf worden opgeslagen.

Oplossing

Met Mail Archiver behaalde Kester & Partners een aanzienlijke productiviteitsbesparing door de beschikking te krijgen over een centrale archiefopslag voor e-mail, die gebruikers eenvoudige toegang bood tot hun oude e-mails.

Kester & Partners Accountancy is gevestigd in het Westland. Het bedrijf vestigde zich van oorsprong in de tuinbouwsector en werkt met een groot aantal middelgrote en grote ondernemingen. In Nederland zijn bedrijven van een bepaalde grootte wettelijk verplicht om jaarlijks een financiële controle te laten uitvoeren door een bedrijf of instelling die hiervoor over een vergunning van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) beschikt. Dit is een van de hoofddiensten die Kester & Partners voor zijn cliënten uitvoert.

Met ruim 60 medewerkers, elk met verschillende vaardigheden en specialisaties, staat Kester & Partners erom bekend zijn cliënten een persoonlijke en pragmatische dienst te verlenen die veel verder reikt dan alleen financiële overzichten en belastingaangiften. Het bedrijf heeft zijn dienstenaanbod uitgebreid met aanvullende services zoals loonadministratie, zakelijk advies en toekomstige financieringskansen.

De PST-factor

Zoals bij veel bedrijven het geval is, verzenden de medewerkers van Kester & Partners duizenden e-mails per dag. Ze zijn altijd huiverig om oude e-mails te verwijderen voor het geval ze deze in de toekomst nog eens nodig hebben. De ICT-afdeling stelde daarom beperkingen in op hun postvakken, zodat werd voorkomen dat de Exchange-opslag te groot werd en niet meer kon worden beheerd. Als oplossing werd het archiveren van e-mails naar lokale PST-bestanden gemeengoed. Zo zorgden de medewerkers dat de prestatie van Exchange niet nadelig werd beïnvloed.

PST-bestanden zijn echter kwetsbaar en raken snel beschadigd, met name als een bestand zijn natuurlijke limiet overschrijdt. Bij Kester & Partners gebeurde dit regelmatig en de ICT-afdeling was continu bezig met de tijdrovende reparaties van deze bestanden. Aan dit werk waren uiteraard kosten verbonden, maar daarbij bestond er ook altijd een gevaar voor gegevensverlies. Bovendien is het bedrijf als accountantskantoor verplicht alle e-mails op te slaan om aan de wet- en regelgeving te voldoen. Door PST-bestanden te gebruiken, konden medewerkers belangrijke e-mails mogelijk verwijderen en de zoekfuncties waren niet toereikend, hetgeen risico's opleverde voor het bedrijf in geval van een rechtsgeding. Dit alleen al was een overtuigende reden dat er een alternatieve en effectievere methode moest worden gezocht voor archivering.

Aangezien we geen SQL-serversoftware nodig hadden voor Mail Archiver, hebben we aanzienlijk kunnen besparen op kosten en licenties. In het huidige klimaat van budgetinkrimping was dit een groot voordeel.
Jan Pronk Systeembeheerder

Hoge kwaliteit, lage kosten

In opdracht van het management begon Jan Pronk, systeembeheerder bij Kester & Partners, onderzoek te doen naar de archiveringsoplossingen van verschillende leveranciers. "Geen van de producten die ik vond, voldeed exact en ik was eerlijk gezegd verbijsterd over de hoge prijzen", vertelt Jan Pronk. Hij dacht toen nog dat hij ofwel speciale hardware moest aanschaffen, of een cloudoplossing waarvoor een SQL-server moest worden geïnstalleerd.

Net toen hij begon te denken dat hij zijn speurtocht naar een betaalbare oplossing moest opgeven, ontving hij een e-mail over een nieuw archiveringsproduct, Exclaimer Mail Archiver. Kester & Partners gebruikte Signature Manager Outlook Edition al voor alle benodigde e-mailhandtekeningen en was benieuwd hoe Mail Archiver zou zijn in vergelijking met andere concurrenten die hij had bekeken. "Het eerste wat me opviel, was dat de software van Exclaimer bijna de helft goedkoper was dan de andere verkrijgbare oplossingen. Dit zette me ertoe aan om me aan te melden, zodat ik de software zelf gratis kon testen."

Exclaimer Mail Archiver biedt alle voordelen van e-mailarchivering in een eenvoudige en voordelige oplossing, die zich gemakkelijk laat schalen om aan de behoeften van elk bedrijf te voldoen. Met gebruik van de software kon Jan Pronk uiterst eenvoudig alle PST-bestanden van het bedrijf als batch importeren in één centrale archiveringsopslag. Daarbij gebruikte deze opslag dezelfde bescherming als Exchange-databases, zodat aan alle vereisten voor beveiliging en wet- en regelgeving werd voldaan.

Tijdens de testperiode bracht het ontwikkelteam van Exclaimer een Outlook add-in voor Mail Archiver uit via een gratis software-update. Alle medewerkers van Kester & Partners konden zo heel gemakkelijk in een centraal archief berichten zoeken, bekijken en herstellen met gebruik van een geïntegreerde zoek-UI in Outlook. "Een knop in Outlook waarmee alle gebruikers hun e-mails konden opzoeken was precies wat we nodig hadden", aldus Jan Pronk. "Deze aanvulling, plus onze eerdere ervaring met het gebruik van Exclaimer-software, overtuigde me ervan dat Mail Archiver voor ons de juiste oplossing was."

Veiligheid en beveiliging verzekerd

Aangezien onbetrouwbare PST-bestanden nu overbodig waren, hoefden e-mails niet langer meer op de vaste schijven van werkstations te worden gearchiveerd, hetgeen in het verleden tot catastrofaal gegevensverlies had kunnen leiden. Mail Archiver heeft Kester & Partners voorzien van een krachtige oplossing waarvoor geen database-onderhoud hoeft te worden uitgevoerd en geen dure alternatieven van derden hoeven te worden aangeschaft. Mocht er in de toekomst ooit e-mailbewijs nodig zijn, kan de relevante communicatie snel worden opgezocht en gebruikers kunnen oude e-mails veilig opzoeken en herstellen als en wanneer dit nodig is.

"De software is uitstekend en de service die we van Exclaimer kregen, was consistent uitmuntend", concludeert Jan Pronk. "Het team voor technische ondersteuning stond altijd klaar om me te helpen en reageerde altijd snel als ik vragen had. Exclaimer Mail Archiver is de ideale keus voor iedereen die een betaalbare, gebruiksvriendelijke en krachtige oplossing voor e-mailarchivering zoekt!"

Als u uw eigen succesverhaal met Exclaimer wilt laten publiceren, kunt u hieronder contact opnemen met het marketingteam van Exclaimer.

Contact