Privacybeleid

Dit is een belangrijke kennisgeving over uw privacy en de manier waarop Exclaimer Ltd (waarnaar in dit beleid met “wij”, “onze” of “ons” wordt verwezen) uw persoonlijke gegevens verzamelt en gebruikt. We willen open en transparant tegen u zijn en daarom raden wij u aan om contact met ons op te nemen als u bepaalde vragen hebt over dit beleid of de manieren waarop we uw persoonlijke gegevens gebruiken.

Dit beleid is van toepassing op onze sollicitanten, zakelijke contactpersonen en klanten in het algemeen. We nemen onze privacyverantwoordelijkheden zeer serieus en zetten ons in om uw privacy te beschermen en te respecteren.

In dit beleid wordt de basis uiteengezet waarop alle persoonlijke gegevens die we van u verzamelen of die u aan ons verstrekt, door ons worden verwerkt. Lees het volgende zorgvuldig door voor een beter begrip van onze standpunten en praktijken met betrekking tot uw persoonlijke gegevens en hoe we hiermee omgaan.

Ten behoeve van de geldende privacywetgeving is de datacontroller Exclaimer Ltd, Alpha House, 9-11 Alexandra Road, Farnborough, Hampshire, United Kingdom, GU14 6BU. Het registratienummer van ons bedrijf is 04938619.

Alle door ons verwerkte gegevens worden veilig beheerd conform de standaarden van onze ISO 27001:2013-certificering.

Vragen over dit beleid moeten aan onze functionaris inzake gegevensbescherming worden gericht. De functionaris inzake gegevensbescherming is verantwoordelijk voor het waarborgen van de naleving van alle relevante gegevensbeschermingswetgeving en van dit beleid. Deze functie wordt vervuld door onze Chief Technical Officer, die u kunt bereiken via GDPRinfo@exclaimer.com. Alle vragen over de werking van dit beleid of eventuele zorgen dat het beleid niet wordt nageleefd, moeten in eerste instantie worden doorverwezen naar de functionaris inzake gegevensbescherming.

1. Wat voor informatie bewaren we over u?

We kunnen persoonlijke informatie over u (waarnaar in dit privacybeleid als persoonlijke gegevens wordt verwezen) verzamelen, opslaan en gebruiken:

Sollicitanten

  • Persoonlijke contactgegevens, zoals uw naam, titel, adres, telefoonnummer, geboortedatum en e-mailadres;
  • Wervingsgegevens (inclusief persoonlijke gegevens, zoals uw paspoort- of visumgegevens, cv of sollicitatiebrief, die als onderdeel van het sollicitatieproces naar ons worden opgestuurd);
  • Gegevens die aan ons zijn verstrekt door onze wervingsbureaus met betrekking tot uw sollicitatie naar een betrekking bij ons;

Werknemers van onze klanten en leveranciers

  • Contactgegevens, zoals uw naam, zakelijk adres, zakelijk telefoonnummer en e-mailadres.
  • Gegevens die u hebt verstrekt of die wij hebben verzameld tijdens onze interacties met u of uw werkgever.
  • Indien u een persoonlijke kaart gebruikt om voor onze services te betalen, uw betalingsgegevens, zoals het nummer, de vervaldatum en de beveiligingscode van uw creditcard/bankpas, en de naam zoals deze op de kaart verschijnt en het adres waarop de kaart is geregistreerd.

Individuele klanten

  • Persoonlijke contactgegevens, zoals uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
  • Indien u een persoonlijke kaart gebruikt om voor onze services te betalen, uw betalingsgegevens, zoals het nummer, de vervaldatum en de beveiligingscode van uw creditcard/bankpas, en de naam zoals deze op de kaart verschijnt en het adres waarop de kaart is geregistreerd.

Algemeen

  • Als u onze kantoren bezoekt, worden er opnamen en video's gemaakt door het bewakingssysteem dat actief is.
  • Gegevens die tijdens uw bezoek aan onze kantoren worden verzameld via ons aanmeldsysteem voor bezoekers, zoals uw naam, het kenteken van uw auto en uw werkgever.
  • Alle persoonlijke gegevens die u aan ons hebt verstrekt tijdens uw interacties met ons.
  • Alle persoonlijke gegevens die u aan ons hebt verstrekt tijdens onze interacties met u of uw werkgever of een derde.
  • Wanneer u of iemand anders ons heeft voorzien van toegang tot een e-mail of eventuele persoonlijke gegevens die in die e-mail stonden. We willen u ervan verzekeren dat wij de inhoud niet kunnen zien, tenzij u ons toegang tot uw e-mail geeft.
  • Gegevens die wij krijgen van externe serviceproviders waar wij mee werken, bijvoorbeeld providers van betalingsservices of analyses.
  • Alle persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt via onze website, bijvoorbeeld als u de pagina “Contact opnemen” op onze website gebruikt.
  • Gegevens die worden verzameld door cookies die op onze website worden gebruikt. Onze website maakt gebruik van cookies om u te onderscheiden van andere gebruikers van onze website. Dit helpt ons om u een uitstekende ervaring te bieden wanneer u surft en stelt ons tevens in staat om de manier waarop onze website werkt te verbeteren. Voor gedetailleerde informatie over de cookies die we gebruiken en de doeleinden waarvoor we ze gebruiken, raadpleegt u ons cookiebeleid.

2. Hoe gebruiken we uw persoonlijke gegevens en op welke wettelijke reden vertrouwen we daarbij?

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken wanneer dit wettelijk is toegestaan. Wanneer we uw persoonlijke gegevens gebruiken, moeten we daar een wettelijke reden voor hebben. Dit zijn (onder andere) de wettelijke redenen op grond waarvan we uw persoonlijke gegevens kunnen gebruiken:

  • Wanneer u ons uw toestemming hebt gegeven om dit te mogen doen;
  • Wanneer wij ons moeten houden aan het contract dat we met u hebben afgesloten of stappen moeten nemen om een contract met u af te sluiten;
  • Wanneer wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting die aan ons wordt opgelegd;
  • Wanneer dit ten behoeve van onze legitieme belangen (of die van een derde) is en uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan die belangen.

Meer specifiek zullen wij uw persoonlijke gegevens in de volgende omstandigheden gebruiken:

Sollicitanten

  • Om uw sollicitatie naar een betrekking bij ons te evalueren en voort te zetten om een contract met u af te sluiten of stappen te ondernemen om een contract met u af te sluiten en ten behoeve van onze legitieme belangen om uw geschiktheid voor onze vacatures te bepalen.
  • Om een dossier over uw sollicitatie naar een betrekking bij ons bij te houden ten behoeve van onze legitieme belangen in het geval we u een andere rol binnen onze organisatie willen aanbieden.
  • Om controles op het recht om te mogen werken uit te voeren om te voldoen aan een wettelijke verplichting die aan ons wordt opgelegd.

Werknemers van onze klanten en leveranciers

  • Uw contactgegevens ten behoeve van onze legitieme belangen (om zakelijke activiteiten tussen uw organisatie en de onze te faciliteren).
  • Uw contactgegevens om u van nadere informatie over onze producten en services te voorzien. Dit kan ook technische en/of marketinginformatie omvatten ten behoeve van onze legitieme belangen (om u te informeren over onze producten, services en bedrijfsupdates).
  • Om uw aanvraag af te handelen die u via onze website hebt ingediend ten behoeve van onze legitieme belangen om ervoor te zorgen dat uw aanvraag vlot en efficiënt wordt afgehandeld.
  • Om uw klantaccount te beheren ten behoeve van onze legitieme belangen (om zakelijke activiteiten tussen uw organisatie en de onze te faciliteren).
  • Om uw organisatie te voorzien van onze services ten behoeve van onze legitieme belangen (om zakelijke activiteiten tussen uw organisatie en de onze te faciliteren).

Individuele klanten

  • Uw contactgegevens om ons contract met u uit te voeren of stappen te ondernemen om een contract met u af te sluiten of ten behoeve van onze legitieme belangen (om zakelijke activiteiten tussen u, uw organisatie of een derde en ons te faciliteren).
  • Om uw aanvraag af te handelen die u via onze website hebt ingediend ten behoeve van onze legitieme belangen om ervoor te zorgen dat uw aanvraag vlot en efficiënt wordt afgehandeld.
  • Uw contactgegevens om u van nadere informatie over onze producten en services te voorzien. Dit kan ook technische informatie omvatten om een contract met u af te sluiten of stappen te ondernemen om een contract met u af te sluiten. Dit kan ook marketinginformatie omvatten waar u ons uw toestemming hebt gegeven om dit te mogen doen.
  • Om u te voorzien van onze services om ons contract met u uit te voeren of stappen te ondernemen om een contract met u af te sluiten of ten behoeve van onze legitieme belangen (om zakelijke activiteiten tussen u, uw organisatie of een derde en ons te faciliteren).

Algemeen

  • Om ervoor te zorgen dat onze bedrijfslocaties veilig zijn ten behoeve van onze legitieme belangen (locatiebeveiliging en bewijs).
  • Voor gezondheids- en veiligheidsdoeleinden om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
  • Om u, uw organisatie of een derde te voorzien van onze e-mailhandtekeningservices om ons contract met u uit te voeren of stappen te ondernemen om een contract met u af te sluiten of ten behoeve van onze legitieme belangen (om zakelijke activiteiten tussen u, uw organisatie of een derde en ons te faciliteren).
  • Om onze website te beheren en voor interne werkzaamheden, zoals problemen oplossen, gegevensanalyse, testen, research, statistische en onderzoeksdoeleinden ten behoeve van onze legitieme belangen (om beter te begrijpen hoe mensen met onze website omgaan en om eventuele problemen met de website op te lossen).
  • Om onze website te verbeteren om ervoor te zorgen dat inhoud op de meest effectieve manier voor u en uw computer wordt gepresenteerd ten behoeve van onze legitieme belangen (om onze inhoud en de ervaring die u of anderen met onze services hebben te verbeteren).
  • Om onze services te verbeteren of technische problemen op te lossen ten behoeve van onze legitieme belangen (om onze inhoud en de ervaring die u of anderen met onze services hebben te verbeteren).
  • Om gegevens over te dragen naar externe serviceproviders ten behoeve van onze legitieme belangen (in uitbesteding inzake effectiviteit en efficiëntie).
  • Om contact met u op te nemen als we uw gegevens willen gebruiken voor een doel dat niet in dit beleid is genoemd om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

3. Wat gebeurt er als het doeleinde wordt gewijzigd?

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor we deze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs tot de slotsom komen dat we deze gegevens om een andere reden moeten gebruiken en dat die reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doeleinde. Als we uw persoonlijke gegevens moeten gebruiken voor een ongerelateerd doeleinde, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen en zullen wij uitleg geven over de wettelijke basis die ons het recht geeft om dit te doen.

4. Met welke derden kunnen wij uw persoonlijke gegevens delen?

We vereisen van derden dat ze de veiligheid van uw persoonlijke gegevens respecteren en deze overeenkomstig de wet zullen behandelen. Wanneer wij bijvoorbeeld opdrachten aan externe serviceproviders verstrekken, voeren wij een grondig onderzoek van die providers uit om ervoor te zorgen dat zij net zo zorgvuldig als wij met uw persoonlijke gegevens omgaan.

We kunnen uw persoonlijke gegevens met de volgende derden delen:

  • Wervingspartners die ons helpen met arbeidsgerelateerde kwesties, zoals bijvoorbeeld wervingsbureaus en vacaturebanken.
  • Professionele adviseurs, zoals advocaten, accountants en bedrijfsanalisten.
  • Providers die ons helpen met de marketing, door ons bijvoorbeeld te helpen met het versturen van onze marketingmailings of ons te helpen met marketingcampagnes.
  • Providers die ons helpen om aan uw aanvragen te voldoen, bijvoorbeeld door een live chat met iemand van ons team te faciliteren.
  • Providers die ons helpen bij onze procedures voor herstel na een noodgeval, zoals bijvoorbeeld datacenters voor back-ups.
  • Providers die ons helpen om gegevens effectief en veilig te rangschikken en te ordenen.
  • Providers die ons helpen met leveringsoplossingen.
  • Softwarehostingbedrijven van derden die ons voorzien van softwareoplossingen, zoals ons klantenbeheersysteem.
  • Providers die onze servers in hun datacenters hosten (deze staan allemaal in het V.K.)
  • Providers die ons helpen met oplossingen voor betalingen en fraudepreventie.
  • Accreditatie- en certificeringsinstellingen, zoals auditoren, die onze systemen controleren op onze naleving van ISO-normen.
  • Onze overzeese dochter- of zusterondernemingen.

5. Gegevensretentie

Hoelang gebruiken jullie mijn persoonlijke gegevens?

We bewaren uw persoonlijke gegevens niet langer dan noodzakelijk is om aan de doeleinden te voldoen waarvoor we deze gegevens hebben verzameld.

We bepalen de relevante retentieperiode voor verschillende gegevens op basis van de grootte, het volume, de aard en de gevoeligheid van die gegevens, het potentiële risico op aan u berokkende schade door ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking van die gegevens, de doeleinden waarvoor we die gegevens gebruiken, van toepassing zijnde wettelijke vereisten voor het vasthouden van die gegevens, en of we die doeleinden op andere manieren kunnen realiseren.

Sollicitanten

  • Wanneer uw sollicitatie naar een betrekking bij ons succes heeft gehad, zullen wij u in de loop van uw dienstbetrekking nadere informatie verstrekken over hoe we uw gegevens gebruiken.
  • Wanneer u geen succes hebt gehad, zullen wij uw persoonlijke gegevens 6 maanden bewaren.

Werknemers van onze klanten en leveranciers

  • Wanneer we uw persoonlijke gegevens hebben verzameld terwijl uw en onze organisaties zaken deden, zullen we uw persoonlijke gegevens net zolang bewaren als deze zakelijke interactie voortduurt, of zolang we een commercieel belang hebben in het vasthouden van uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld met de intentie om in de toekomst zaken te doen.
  • Wanneer u ons van uw persoonlijke gegevens hebt voorzien in verband met het aanvragen van een rapport via onze website, bewaren we deze gegevens 6 jaar.
  • Wanneer u ons van uw bankrekeninggegevens hebt voorzien in verband met het betalen van onze services aan u, bewaren we deze gegevens 1 jaar.
  • Wanneer u onze website gebruikt en een van onze cookies wordt geactiveerd, zal die cookie actief blijven voor de duur die genoemd is in ons cookiebeleid.

Individuele klanten

  • Wanneer we uw persoonlijke gegevens hebben verzameld terwijl u en wij zaken deden, zullen we uw persoonlijke gegevens net zolang bewaren als deze zakelijke interactie voortduurt, of zolang we een commercieel belang hebben in het vasthouden van uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld met de intentie om in de toekomst zaken te doen.
  • Als u toestemming hebt gegeven om marketinginformatie te ontvangen, bewaren we uw persoonlijke gegevens zolang we over uw toestemming beschikken.
  • Wanneer u ons van uw bankrekeninggegevens hebt voorzien in verband met het betalen van onze services aan u, bewaren we deze gegevens 1 jaar.
  • Wanneer u ons van uw persoonlijke gegevens hebt voorzien in verband met het aanvragen van een rapport via onze website, bewaren we deze gegevens 6 jaar.
  • Wanneer u onze website gebruikt en een van onze cookies wordt geactiveerd, zal die cookie actief blijven voor de duur die genoemd is in ons cookiebeleid.

Algemeen

  • Alle gegevens die via ons aanmeldsysteem voor bezoekers zijn verzameld, worden 30 dagen bewaard.
  • Wanneer we uw persoonlijke gegevens hebben verzameld terwijl u en wij zaken deden, zullen we uw persoonlijke gegevens net zolang bewaren als deze zakelijke interactie voortduurt, of zolang we een commercieel belang hebben in het vasthouden van uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld met de intentie om in de toekomst zaken te doen.
  • Alle video's of opnamen die zijn gemaakt door ons bewakingssysteem worden slechts 30 dagen bewaard.

6. Waar we uw persoonlijke gegevens opslaan

Elektronische versies van uw persoonlijke gegevens worden opgeslagen op onze servers in het V.K.

De server die we gebruiken om u van onze services te voorzien, is afhankelijk van de locatie die door u of uw organisatie wordt gekozen. Als u of uw organisatie er bijvoorbeeld voor kiest dat we u van onze services voorzien binnen Europa, dan zal de server die gebruikt wordt om u of uw organisatie van onze service te voorzien in Europa zijn gestationeerd.

Wanneer we externe serviceproviders gebruiken om ons te helpen, kunnen uw persoonlijke gegevens ook overeenkomstig hun praktijken en procedures worden opgeslagen. We vereisen van derden dat ze uw persoonlijke gegevens respecteren en deze overeenkomstig de wet zullen behandelen.

7. Toegangsrechten, correctie, verwijdering en beperking

Uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens

Onder bepaalde omstandigheden hebt u volgens de wet het recht om:

  • Toegang tot uw persoonlijke gegevens te vragen (ook wel bekend als een “toegangsverzoek van betrokkene”). Dit stelt u in staat om een kopie van uw persoonlijke gegevens te ontvangen en te controleren of we deze gegevens rechtmatig verwerken.
  • Correctie van uw persoonlijke gegevens aan te vragen. Dit stelt u in staat om eventuele onvolledige of onjuiste persoonlijke gegevens te laten corrigeren.
  • De verwijdering van uw persoonlijke gegevens aan te vragen. Dit stelt u in staat om ons te vragen om persoonlijke gegevens te wissen of te verwijderen wanneer er voor ons geen goede reden meer bestaat om met de verwerking van de gegevens door te gaan. U hebt ook het recht om ons te vragen met de verwerking van persoonlijke gegevens te stoppen wanneer wij op een legitiem belang vertrouwen en er in uw specifieke situatie een aanleiding is om op deze basis bezwaar tegen de verwerking te maken.
  • De beperking op de verwerking van uw persoonlijke gegevens aan te vragen. Dit stelt u in staat om ons te vragen om de verwerking van uw persoonlijke gegevens op te schorten wanneer wij op een legitiem belang vertrouwen en er in uw specifieke situatie een aanleiding is om op deze basis bezwaar tegen de verwerking te maken.
  • De beperking op de verwerking van uw persoonlijke gegevens aan te vragen. Dit stelt u in staat om ons te vragen om de verwerking van uw persoonlijke gegevens op te schorten als u bijvoorbeeld wilt dat we de juistheid of de reden voor de verwerking controleren.
  • De overdracht van uw persoonlijke gegevens naar een derde aan te vragen.

If you want to review, verify, correct or request erasure of your personal information, object to the processing of your personal information, or request that we transfer a copy of your personal information to another party, please send an email to DSAR@exclaimer.com. We will do our utmost to respond to your request without delay or within 30 days maximum as stipulated under the terms of Article 12. We will be obligated to confirm your identity before any Data Subject Access request is completed.

8. Er zijn meestal geen kosten aan verbonden

U hoeft niets te betalen om toegang tot uw persoonlijke gegevens te krijgen (of om een van de andere rechten uit te oefenen). We kunnen echter wel redelijk geachte kosten in rekening brengen als uw verzoek om toegang duidelijk ongefundeerd of buitensporig is. Anderzijds kunnen we in dergelijke omstandigheden ook weigeren om aan het verzoek te voldoen.

9. Wat we van u nodig kunnen hebben

Het kan nodig zijn dat wij specifieke gegevens van u vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot de gegevens te controleren (of om uw andere rechten uit te oefenen). Dit is een beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens niet bekend worden gemaakt aan een andere persoon die geen recht heeft op het ontvangen van deze gegevens.

10. Het recht om toestemming in te trekken

In de beperkte omstandigheden waarin u uw toestemming wellicht hebt verleend voor het verzamelen, verwerken en overdragen van uw persoonlijke gegevens voor een bepaald doeleinde, hebt u altijd het recht om uw toestemming in te trekken. Als u uw toestemming wilt intrekken, neemt u schriftelijk contact op met onze functionaris inzake gegevensbescherming door gebruik te maken van de contactgegevens die aan het begin van dit privacybeleid zijn genoemd.

Wanneer we u marketinginformatie sturen, kunt u ook uw marketingvoorkeuren wijzigen door de knop Afmelden te gebruiken onder aan onze marketinge-mails aan u.

Zodra we een melding hebben ontvangen dat u uw toestemming hebt ingetrokken, zullen we uw persoonlijke gegevens niet meer verwerken voor het doeleinde of de doeleinden waarmee u oorspronkelijk akkoord bent gegaan, tenzij we een andere wettelijke basis hebben om dit wel te doen.

11. Wat gebeurt er als u geen persoonlijke gegevens opgeeft?

Als u bepaalde gegevens niet opgeeft wanneer u hierom wordt gevraagd, zijn wij wellicht niet in staat om het contract uit te voeren dat we met u zijn aangegaan (zoals u voorzien van onze producten en services) of worden we er wellicht van weerhouden om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (zoals het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van bezoekers aan onze kantoren).

12. Het recht om een klacht in te dienen

U hebt het recht om een klacht in te dienen als u dit mocht willen. De organisatie die onze verwerking overziet, is het Information Commissioner’s Office, waarmee schriftelijk contact kan worden opgenomen via Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF of telefonisch (0303 123 1113) of via e-mail (casework@ico.org.uk).

13. Wijzigingen van dit privacybeleid

We kunnen op elk moment gedeelten van dit privacybeleid wijzigen, aanpassen, toevoegen of verwijderen, en eventuele wijzigingen worden onmiddellijk van kracht.

Eventuele wijzigingen die we in ons privacybeleid aanbrengen, worden op deze pagina geplaatst en, indien nodig, aan u gemeld.