De 17 aan- en afraders voor e-mailhandtekeningen

Ontvang onze handleiding E‑mailhandtekeningen voor Dummies

Vraag uw GRATIS exemplaar vandaag nog aan

Handleiding aanvragen

Als ontwikkelaar van software voor e-mailhandtekeningen zien wij grote hoeveelheden handtekeningen. Wij hebben zodoende meer inzicht in wat veel bedrijven goed doen en wat zij over het hoofd zien. Dit hebben we samengevat in een checklist van de meest voorkomende punten die zelfs de meest doorgewinterde gebruikers van e-mailhandtekeningen fout doen.

  1.  Gebruik sociale media

    Sociale media staat hoog op de agenda van iedere marketingspecialist, dus gebruik uw handtekening om uw e-mail aan sociale netwerken te koppelen. Geef uw contacten allereerst een voorproefje van uw inhoud: zet een recente tweet of een stukje uit een blogbericht (er is geen plaats voor het hele bericht) onder uw handtekening.

    Voeg dan een koppeling naar sociale media toe, waarmee ze u met één muisklik kunnen volgen op Twitter of Facebook. Nadat Unilever een Volg ons-koppeling had toegevoegd, groeide het aantal volgers in slechts 10 maanden van 40.000 tot 235.000, geheel gratis.

  2.  Doe het niet zelf

    De grootste fout bij handtekeningen is het gebrek aan consistentie binnen het bedrijf, omdat iedere medewerker zijn eigen handtekening heeft gemaakt. Zo heeft een van de medewerkers bijvoorbeeld een logo uit 1994 gebruikt, terwijl de volgende een logo heeft met een breedte van 1031 pixels en een spelfout in het adres.

    Gebruik voor het hele bedrijf dezelfde sjabloon. Zorg dat iedere handtekening dezelfde professionele opmaak volgt, die door u is goedgekeurd.

  3.  Gebruik de juiste hulpmiddelen

    Het klinkt misschien wat vaag, maar houd het in gedachten: het is een handtekening, geen Word-document, geen webpagina en geen op zichzelf staande afbeelding. Als u met HTML kunt werken, gebruik dan de juiste code en vermijd sommige van de problemen waar we later dieper op ingaan.

    Als u niet met HTML werkt, stel uw sjabloon dan niet op met Microsoft Word of Outlook. Deze programma’s delen de sjabloon op hun eigen manier in; in andere programma’s (of andere versies van hetzelfde programma) kan de opmaak anders worden geïnterpreteerd en wordt de handtekening fout weergegeven.

  4.  Houd de handtekening smal

    Brede handtekeningen worden vaak niet goed weergegeven in het voorbeeldvenster van Outlook en het venster dat wordt geopend door te dubbelklikken.

    De norm is om ongeveer 650 pixels te gebruiken. Wij raden aan om dit verder te verlagen tot 600 pixels, om te zorgen dat er langs de randen niets wegvalt.

  5.  Gebruik tabellen

    Gebruik tabellen voor uw opmaak. Als u het raster niet wilt zien, maakt u dit onzichtbaar, maar door een tabel te gebruiken kunt u ieder onderdeel van uw ontwerp makkelijk plaatsen.

    Zo weet u bovendien precies hoe breed het wordt (en niet breder) en dat ieder onderdeel van de handtekening op de juiste plaats komt: functies komen niet te dicht op elkaar te staan en afbeeldingen en foto’s verschijnen niet plotseling op een heel andere plaats.

  6.  Houd het eenvoudig

    Houd de opmaak zo robuust en doeltreffend mogelijk: het effect moet worden gemaakt door de afbeeldingen en koppelingen, niet door de manier waarop ze zijn gerangschikt. Extravagante of ambitieuze ontwerpen voor handtekeningen moeten uitvoerig worden getest.

    Als u over een goede methode voor het testen van de handtekening in talloze verschillende e-mailclients beschikt (Outlook, Apple Mail, Gmail), kunt u dit uiteraard best proberen, als u er maar zeker van kunt zijn dat de handtekening er in uiteenlopende omstandigheden altijd professioneel uitziet.

  7.  Gebruik geen opsommingstekens

    Opsommingstekens worden in de verschillende clients vreemd weergegeven; wat Gmail bijvoorbeeld als een opsommingsteken herkent, wordt in Outlook als iets heel anders weergegeven. Het is daarom beter om ze niet te gebruiken.

    Indien nodig kunt u de rijen in uw tabel gebruiken om de tekst als een lijst weer te geven.

  8.  Gebruik geen animatie

    Vermijd animaties in handtekeningen. In de meeste e-mailclients van bedrijven kan in Outlook geen ingesloten video worden weergegeven; zelfs geen animaties in GIF’s.

  9.  Gebruik Inline CSS

    Dit is iets meer technisch. Inline CSS en e-mail HTML gaan hand in hand. Veel standaard W3Schools-tags werken niet in de programma’s die we gebruiken om e-mail te lezen.

    U kunt dit oplossen door Inline CSS te gebruiken. Als u niet over de technische kennis beschikt, kunt u een specifieke handtekeningeneditor gebruiken waarmee uw ontwerp automatisch wordt omgezet in code die deze regels volgt.

  10.  Schrijf HTML voluit

    Om dezelfde reden moet HTML voluit worden geschreven. Veel e-mailplatforms zullen de afkortingen waar u aan gewend bent niet herkennen.

    Voor degenen die niet zelf ontwikkelen, betekent dit dat u uw sjabloon niet moet opstellen met een CMS voor direct-marketing e-mail of met Word, maar dat u hiervoor een hulpprogramma gebruikt dat speciaal bestemd is voor het maken van e-mailhandtekeningen.

  11.  Gebruik JPEG’s

    PNG’s zijn niet geschikt voor e-mail. Dit is misschien in strijd met de geaccepteerde methode die u voor het web heeft geleerd, maar dit is uiteindelijk geen webpagina, dit is een e-mail.

    Gebruik JPEG’s en GIF’s in plaats van PNG’s in vrijwel alle gevallen. Vergeet daarbij niet de ‘-nosend-’ tag te gebruiken op alle afbeeldingen, zodat ze correct in de e-mail verschijnen.

  12.  Beperk de grootte van afbeeldingen

    Ga er niet van uit dat de afmeting van de afbeelding goed is; geef in de code precies op hoe breed en hoog deze moet zijn in HTML. Als u dit niet doet, kan de afbeelding vreemd worden weergegeven in Outlook.

    Voor degenen die geen code gebruiken, betekent dit dat u uw handtekening niet in een web-CMS of in Word kan uittekenen, want zo werkt het niet.

  13.  Gebruik de juiste verhouding

    Overheers uw tekst niet met afbeeldingen die te groot zijn of met te veel of erg drukke afbeeldingen. Zo verliest u de e-mail in de handtekening. Het is niet eenvoudig. Iedere e-mail is anders: wat er goed uitziet onder meerdere lange tekstalinea’s, ziet er totaal anders uit onder een enkel regeltje tekst.

    Verander hoe uw handtekening eruitziet onder antwoorden. De eerste e-mail in een conversatie is vaak iets langer, en een grotere, duidelijke handtekening maakt dan een professionele eerste indruk. Wanneer u de e-mail echter beantwoordt, moet u een kleinere handtekening gebruiken, die de ontvanger er op vriendelijke (en niet op schreeuwende) wijze aan herinnert wie u bent.

  14.  Gebruik alternatieve tekst

    Vergeet niet om afbeeldingen van alternatieve tekst te voorzien, want u weet nooit waar uw e-mails terechtkomen als ze worden doorgestuurd. Met alternatieve tekst kunnen alle ontvangers van uw e-mail hun muis over een afbeelding bewegen om te weten te komen wat de afbeelding doet. Ik gebruik hier ‘doet’ in plaats van ‘is’, omdat de afbeeldingen in uw handtekeningen gewoonlijk een functie uitvoeren.

    Met de alternatieve tekst ‘Word fan van ons op Facebook’ op de betreffende koppeling, of ‘Meld u aan voor ons evenement’ op een banner voor een komende vakbeurs, laat u weten wat dit pictogram doet. Hierdoor zijn lezers sneller geneigd om uw koppelingen te gebruiken.

  15.  Kort uw koppelingen in

    De meeste koppelingen liggen verborgen onder afbeeldingen en deze kunnen gewoon blijven staan. Maar als u zichtbare koppelingen in uw handtekeningen heeft, bijvoorbeeld ‘Web: Exclaimer.com' in uw contactgegevens, houd deze dan zo kort mogelijk.

    Hiervoor zijn fantastische hulpmiddelen beschikbaar, zoals Bit.ly en Ow.ly. Als u een webbeheerder heeft, gebruik dan een kortere URL en vraag hem een doorschakeling op te zetten om de bezoekers naar de juiste pagina te voeren. De URL van deze laatste kan zo lang en gecompliceerd zijn als u maar wilt.

  16.  Vermijd wetsovertredingen

    Dit is niet erg opwindend, maar het is de wet: in veel delen van de wereld zijn juridische vrijwaringen verplicht.

    Volgens CAN-SPAM bent u bijvoorbeeld verplicht om uw fysieke bedrijfsadres in e-mail te vermelden, en Circular 230 verplicht u te verklaren of iets ‘advies’ is of een ‘opinie’. Controleer welke wetten op u van toepassing zijn en hoe u hieraan kunt voldoen.

    Let altijd op dergelijke voorschriften en regelgeving en houd de veranderingen voor uw bedrijf bij; u weet anders nooit of u zich op onbekend (wettelijk) terrein begeeft wanneer u een nieuwe gaat aanbieden, of een nieuwe markt betreedt.

  17.  Maak u geen zorgen

    Handtekeningen zijn een enorme aanwinst voor het bedrijf, maar hoeven geen enorme moeite te kosten. Er zijn verschillende slimme manieren om ze te beheren zonder uw ICT-afdeling of uw collega’s lastig te hoeven vallen met updates, wijzigingen, correcties, enzovoort.

Dit artikel (PDF) downloaden